İş Kanunu’na göre yapılması gerekenler

İşçi Özlük Dosyaları
4857 sayılı İş Kanununun 75. maddesinde ; ‘’İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.
Bilindiği gibi genel hukuk kurallarının aksine İş Kanunu’nun işçi lehine yorumu esas olup işçi tarafından iddia edilenlerin aksi işverence ispatlanmak ve belgelendirmek zorunluluğu bulunmaktadır. İşçi özlük dosyasının işçi-işveren sürtüşmeleri sonucu karşı karşıya kalınabilecek hukuksal problemlerde haklılığını ispat mecburiyeti bulunan işveren için aynı zamanda dayanak teşkil etmektedir. Burada özellikle vurgulamak istediğimiz nokta ise ilgili bilgi ve belgelerin İş Kanunu ve diğer kanunlara uygun düzenlenmesi ve dönemler itibariyle güncellenmesidir.
Ayrıca İşçi özlük dosyası oluşturulmaması halinde -2010 yılı için 1.034 TL tutarında idari para cezası öngörülmüştür.
Bunlar Kısaca ;
a) İşçilere ait adres bilgilerinin güncellenmesi
b) Fazla Mesaiye ilişkin alınacak Muvafakatnamenin de güncel olması ve her yılbaşında, çalışanlardan alınıp, personel dosyalarında saklanması gerekmektedir. İşçinin onayı alınmadan yapılan fazla çalışmaya ilişkin öngörülen idari para cezası miktarı -2010 yılı için- bu durumdaki her işçi için 200 TL’ dir.
c) Sağlık Raporları ; İş K. 86. Maddesi uyarınca ağır ve tehlikeli işlerde çalışacak işçilerin işe girişinde bedence bu işlere elverişli ve dayanıklı olduklarına dair rapor aldırmadan çalıştırılmaları yasaktır. Ağır ve tehlikeli işlerde çalışan her işçi, işin devamı süresince en az yılda bir, eğer 14 yaşından 18 yaşına kadar (18 dahil) olanlar içinse 6 ayda bir bedence bu işlere elverişli ve dayanıklı olduklarına dair muayene raporu aldırıp, işçinin personel dosyasında muhafaza etmek gerekecektir. Tüm bunlara ilaveten,sektörel olarak çalışanların,belirli dönemlerde almaları gereken portör, odiometri gibi raporlarının da tamamlanıp,personel dosyasında bulundurulması gerekmektedir.
d) Eğitim çizelgesi
e) İşyeri Sağlık ve Güvenlik Birimleri ile Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri Hakkında Yönetmelik Uyarınca Yıllık Çalışma Planının Oluşturulması ve Yıllık Değerlendirme Raporunun İş Sağlığı ve İş Güvenliği Genel Müdürlüğü’ ne gönderilmesi
f) Kişisel Koruyucu Malzeme Zimmet Tutanaklarının Gözden Geçirilmesi
g) Ağır ve Tehlikeli İşlerde Çalışacaklar için Mesleki Eğitim Belgeleri 4857 sayılı İş Kanununun bazı maddelerinde değişiklik yapılmasını öngören 5763 sayılı Kanunun 5. maddesi ile getirilen düzenlemeye göre; Ağır ve Tehlike İşlerde Mesleki Eğitim Almamış işçiler çalıştırılamayacaktır. Hükme aykırı davranan işverenler idari para cezası ile karşı karşıya kalacaklardır.
h) Maaş bordrolarının ve ücret pusulalarının  gözden geçirilip imza eksiği olan işçi bordrolarının imzalatılması (Ücret pusulasını işçiye vermeyen işveren hakkında 4857 Sayılı İş Kanunun 102.maddesi uyarınca her bir işçi için 200,00 TL idari para cezası verilir. Bunun ispatı da ücret pusulaların imzalı olması ile mümkündür.)
ı) Asgari Geçim İndirimine ait formların gözden geçirilip gerekli görülenler için revize işlemlerinin yapılması çocukları öğrenci olanların öğrenciliğinin devamı halinde yeni öğrenci belgeleri alınması Bilindiği üzere, 5615 sayılı Kanun ile uzun zamandır uygulanmakta olan ücretlilere vergi iadesi sistemine  son verilmiş ve 01.01.2008 tarihinde uygulanmak üzere “asgari geçim indirimi” adı altında yeni bir sisteme geçilmiştir. Asgari Geçim İndirimi, işçilerin gerçek ücretlerinin eki niteliğinde değerlendirilmekte olup, asgari geçim indiriminin işçilere ödenmemesi, işçi bakımından iş sözleşmesinin haklı nedenle fesih imkânı ve işverenler bakımındansa işçinin ücretinin eksik ödenmesi sebebiyle idari para cezasının muhatabı olunması ihtimali doğurması sebebiyle önemlidir.
İ) Yabancı işçi çalıştıran işyerlerinin süresi dolan çalışma izinlerinin yenilenmesi
İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKLİ BELGELER
  1 -  İşe Başvuru Formu
  2 -  Hizmet Akdi (4857 Sayılı Yasa Gereği Zorunludur)
  3 -  İmza Sirküleri 
  4 -  Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi
  5 -  Sigorta Kartı veya Fotokopisi (Önlü arkalı) (Ehliyet fotokopisi
  6 -  İkametgah Belgesi (Muhtarlıktan Alınacak-Yılda bir kez yenilenmelidir)
  7 -  Çalışanın Kendisi ve Bakmakla Yükümlü Olduğu Aile Üyelerinin Nüfus Cüzdanları Fotokopileri, Evli personelin Evlilik Cüzdanı  Fotokopisi
  8 -  Savcılık Belgesi (Adli Sicil Kaydı)
  9 -  Sağlık Raporu (Hastane Sağlık Kurulu veya İşyeri Hekiminden Alınacak)
10 -  Daha Önceki Çalıştığı Yerlere İlişkin Bonservis Belgeleri
11 -  Vergi Kimlik Numarası (Herhangi bir vergi dairesinden alınabilir)
13 -  Askerlik Durumunu Gösteren Belgeler
14 -  Kan Grubunu Gösterir Belge
15 -  Fazla Çalışma Muvafakatnamesi
16 -  Çalışanın Çalıştığı Birim ve Görevlendirmeler ile İlgili Düzenlenen Belgeler
17 -  İhtarnameler ve Alınan Savunmalar
18 -  Performans Değerlendirme Formları (İş Güvencesi Kapsamında Önemlidir)
19 -  Ücretsiz İzinler ile Yıllık Ücretli İzin ile İlgili Dilekçe veya Formlar
20 -  Yasal İhbar ve Kıdem Tazminatı Bordroları, İbranameler
21 -  Hizmet Akdinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar ve Belgeler