İşçi özlük dosyası işvereni kurtarır

10.Haziran.2003 tarihinde Resmi Gazete de yayınlanan 4857 sayılı İş Kanunu ile işçi işveren ilişkilerinin düzenli sürdürülebilmesi için işverene kanunla bir takım yükümlülükler yüklenmiştir.
Bu yükümlülüklerden biri de ''İşçi Özlük Dosyasının'' tanzim edilmesidir.
Dosyanın önemi ise İş Mahkemelerinde açılan karşılıklı davalarda mahkemeye sunulacak deliler açısından karine teşkil etmektedir.

İşçi Özlük Dosyası İşçi ve işverenin aynası olarak da tanımlayabiliriz.O halde yasal zorunluluğu bulunan veya yasal zorunluluk bulunmamakla birlikte işçi işveren ihtilaflarının çözüme yardımcı olabilecek tarzda kayıt ve belgeler düzenlenmektedir.

İş Kanunun 75.Maddesinde Özlük Dosyası: İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Kanunun 75.maddesi ile İşçi Özlük Dosyası düzenleme zorunluluğu ortaya çıkmıştır.
Bu durumda işverenin çalıştırdığı her bir işçi için bir özlük dosyası oluşturmak zorunluluğu vardır.
İşveren bu dosyada işçi ile ilgili tüm SGK işlemlerini gösteren belgeleri(4-1(a) esasına göre düzenlenmesi gereken evrakları),İş Kanununa göre düzenlenmesi gereken diğer belgeleri(Hizmet sözleşmesi,ihtar,izin çizelgeleri,ibranameler,vs.),Şahsi belgeleri(ADNKS,fotoğraf),İş Sağlığı ve Teknik Emniyeti Belgeleri(Sağlık Raporları,Ağır ve Tehlikeli İşlerle ilgili mesleki eğitim sertifikaları)Diploma,İş tanımı,Çalışma Belgeleri gibi. Evrakları bulunur.

Özlük dosyalarındaki evraklar her türlü belgeler ve kayıtlar saklanacak, bunları istendiği zaman yetkili memur ve ilgili mercilere göstermek zorunluluğu vardır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İş Kanunu’nun 75. maddesinde işçi özlük dosyasında yer alacak düzenlemeler açık olarak belirtilmemiştir. Genel ifadelere yer verilmiştir.

Burada asıl incelememiz gereken nokta ise işçi şikayetlerinde yada iş mahkemelerinde görülen davalarda işçi özlük dosyalarının önemi ortaya çıkmaktadır.
Bir diğer önemli husus da çoğu zaman iş hayatında karşılaştığımız işçi disiplini ile ilgili yaptırımları kanıtlayan belgelerde bu dosya da bulundurulmaktadır.
Düzenli tutulan özlük dosyası ile işçi şikayetleri asgari düzeye indirilir.
İşe iade davalarında işçinin performans düşüklüğü genelde ileri sürülse de bununla ilgili çalışmalar işçi özlük dosyasında kayıt altına alınmamış ise davalar kaybedilmektedir.
İşçi özlük dosyaları her yıl bir kez gözden geçirilmeli ve güncellenerek tutulmalıdır.
Örnek vermek gerekirse;
ADNKS ile işçinin değişen ikametgahı karşısında noter kanalı ile yapacağınız ihtarnameler işçinin adresine zamanında ulaşır.
Burada özlük dosyalarını tutmakla görevli ilgili çalışanlar işçinin şahsına ait hiçbir bilgiyi yetkili görevliler dışında diğer üçüncü kişilerle paylaşamaz.Paylaşmaları halinde çalışma barışını bozarlar.Bu durum karşısında işçi haklı nedenle iş akdini fesih yoluna gidebilir.


Ana Hatları ile Özetlersek: İşçi özlük dosyaları işyerinin disiplini, İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nün işlemlerini takibi açısından da özel bir öneme sahiptir. İşçi özlük dosyası çalışan her işçi için iş sözleşmesinin çeşidine bakılmaksızın düzenlenmelidir.
Öncelikle işçi özlük dosyalarının hazırlanmasından başlanarak, diğer kayıt ve belgeler için işçilere ait bilgi ve belgelerin belirli bir düzen içinde tasnifini sağlayarak, kayıtların düzenli tutulmasını ve ilgili evrakların takibini kolaylaştıracaktır. İşçi özlük dosyalarının düzenlenmesinin işverenliğe sağladığı olumlu sonuçlarını ise işletmenin ilerleyen yıllarında çalışanların açacağı İş Mahkemesindeki davalarda delil olarak sunulan özlük dosyalarındaki her türlü bilgi ve belgeler ile işveren lehine sonuçlanan davaların kazanımında görülecektir. Özlük dosyasının düzenlenmesi, işvereni idari para cezalarından kurtardığı gibi, ilgili evrakın düzenlenmesiyle, işçi işveren arasındaki özellikle belgeye dayanan ihtilafların azalmasına sebep olacaktır. İşletmelerin kurumsallaşmasında özlük dosyaları önemli bir yer tutmaktadır.


Özlük Dosyasının Bulunmamasında Uygulanan İPC Miktarı: İş Kanunu’nun 104. maddesine göre, İş Kanunu’nun 75. maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, 2011 yılı için, 1.113 TL para cezası uygulanacaktır


Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar:
Vesikalık fotoğraf,
ADNKS
Cumhuriyet Başsavcılığı’ndan alınacak adli sicil kaydı,
Mezun olduğu okul diploma fotokopisi,Eğitim Sertifikaları
Kan grubu kartı,Sağlık Raporu,İşe Uygun Portör Muayeneleri
Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi (eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri),
Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili belgeler,
Referans Mektupları ve CV' si
Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili deftardarlıktan indirim uygulanacağına dair yazı,
Sakat işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
Teslim edilen araç gereç için zimmet belgesi
SGK Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi (4-1(a))
SGK Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi(4-1(a))
AGİ Aile Durum Bildirimi
İş Sözleşmesi(Belirli,Belirsiz,Kısmi Süreli,Çağrı Üzerine,Deneme ve Takım Sözleşmesi,Geçici İş İlişkisi Sözleşmesi,Genç İşçi Sözleşmesi)
Fazla Mesai için işçiden alınan onay
Ücret Kesme cezalarının nedenini gösteren belgeler
İş Kazası ve Meslek Hastalığı ile ilgili belgeler
Kullanılan Yıllık İzine ait belgeler
Süreli Fesihler
İş Güvencesi ile ilgili belgeler,Mahkeme Kararları
Çalışma Belgesi
İbranameler
İstifa Dilekçesi
İşverenin Haklı Nedenle Fesihine dair belgeler
Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti
Teşvikle ilgili İşKur'dan Kayıtlı olduklarına dair belge ,son altı ay içinde 4-1(a) olarak çalışmadığına dair muvafakatname yazısı.