Yönetimde Sistem Yaklaşımı

Yönetme yeteneği geliştirilebilir ama yöneticinin kişisel özelliklerinden soyutlanamaz.
Yöneticiden kaynaklanan özelliklerle yönetici çalıştıracağı kişiler üzerinde daha fazla güven uyandırır, onları şevklendirir ve tüm işletmede oluşturduğu olumlu, iyimser ve ilerlemeye odaklı ortamla başarıya ulaşır. İnsan denen karmaşık yaratığı sürekli güdülemek, etkilemek ve işletme için iyi olanın kendisi için de iyi olacağına sürekli olarak inandırmak hiç de kolay değildir. Sadece etkileme gücüne dayalı olan yönetim şekillerinin uzun dönemde ne işletmeye ne de yöneticiye faydası yoktur. Asıl desteklenmesi gereken unsur ise Yönetim Sistemi'nin tutarlılığı, mekanizmasının iyi ve sağlam kurulmuş olması, sürekliliğinin sağlanmasıdır. İnsanı en çok heyecanlandıran, duygulandıran yani olumlu duygularını üst düzeye çıkaran ve kişiye farklı bir bakış açısı kazandıran sanat eserleri rastgele yapılmış veya yaratılmış değillerdir. Üretimlerinde biçim, uyumluluk ve işlevsellik kurallarına uyacak sekilde meydana getirilirler.
Sanat benzetmesine devam edersek acaba şu önerme doğru olur mu? Yönetim de eğer hem sanat hem bilimse sanat tarafının uygulanması için Yönetim Sistemi altyapısının bilimsel olarak en iyi sekilde kurulması gerekir.

Yönetim Sistemleri'ne bilimsel yaklaşımın tarihçesi Sanayi Devrimi'yle baslar.

İşletmelerde yönetim yaklaşımları Sanayi Devrimi'nden sonra ortaya konulmuş ve zamanla çeşitli evrimlerden geçmistir. İlk olarak Taylor tarafından prensipleri oluşturulan Bilimsel Metot Yöntemi işgöreni dikkate almadan işin olabilecek en iyi şekilde yerine getirilmesi için kaynaklar, iş yapma metodları ve üretim sistemlerinin düzenlenmesini dikkate alır. Taylor'cı yaklaşıma göre işgörenin vücut hareketleri incelenerek en az kaç hareketle işi yapabileceği saptanır. Bu inceleme sonucu da iş sürekli daha etkin sekilde yapılır ve karlılığın devamı sağlanır. Bu yaklaşımın yeterli olmadığı 1930'larda ABD'de yapılan ünlü Hawthorne deneylerinde kanıtlanmıştır. İşçilerin verimliliğini ölçmek için kurulan deneyde kendilerine ilgi gösterilen işçilerin beklenenin çok üzerinde çıktı ürettikleri gözlenmiştir. İnsana dayalı yönetim sistemlerinin ortaya çıkışı bu ünlü deneyden sonradır.
Teknolojinin gelişmesi ve yapılan işlerin çoğunun insan gücüne gerek duyulmadan yapılabilmesi yönetimlerde yeni yaklaşımları beraberinde getirmiştir. Özellikle Bilgi İşlem Teknolojisi'nde sistem yaklaşımı ve analiz yöntemlerinin işletmelerde önceden akla gelmeyen bazı işlevler için de kullanılabileceği zaman içinde görülmüştür. Karar destek sistemleri, planlama araçları, otomatik kontrol sistemleri Yönetim fonksiyonunun en önemli bileşenlerinin analitik yaklaşımla kendini denetleyen ve geliştiren Bilgi İşlem sistemleriyle yapılabilmesine olanak vermiştir.
İşletmelerde öğrenmenin hem çalışanlar hem de sistem için önemi ve işletmenin kendi iş ve ekonomik çevresine uyumunun da yeni yönetim anlayışında kilit yeri vardır.

Bu kadar çok sistemden söz ettikten sonra bu çok kullanılan ama tanımında birleşilemeyen sözcüğü inceleyelim.

Sistem bir amaca yönelmiş ve kendisini oluşturan bileşenleri ve aralarındaki ilişkilerden meydana gelen, dış çevreyle de etkileşimde bulunan yapıdır.
Yönetim terminolojisinde sistem olarak işletmenin kendisi yer alır. Yönetimin ve çalışanların amacı sistemin amaçlarını gerçekleştirmektir. Sistemin birincil amacı kendi yaşamını sürdürmek ve gelişmektir. Bu yaklaşımın evrim teorisi ve bu teorinin sosyal bilimlere uygulanışından etkilendiği açıktır. Sistem bu birincil amacı da kendisini oluşturan bileşenler ve aralarındaki ilişkileri kendi amacına ulaşacak şekilde düzenleyerek gerçekleştirmeye çalışır. Sistemin dış çevreyle etkileşimde bulunması sistemin uyumluluk özelliğinin olmasını gerektirir. Çevreye uyum, değişen şartlara göre kendini geliştirmek için öğrenme yeteneği sistemin sürdürülebilir yaşamı ve gelişimi için vazgeçilmezdir.
Tüm bu sayılanlar gerçekten de çağdaş bir işletmenin çalışma şeklini ve işletme davranışlarını açıklar niteliktedir. Günümüzde işletmeyi oluşturan her birimin ortak amaca yönelik çalışması, bunun için de bölümler arası koordinasyon ve bilgi alışverişi için Bilgi İşlem Teknolojisi'nin kullanılması, üstün nitelikli kayıtlama ve raporlama teknolojilerinden yararlanılması olağan sayılmaktadır.

Yukarıda sistem yerine yönetim sözcüğünü de rahatlıkla yerleştirebiliriz.

İşletmeleri belirlenen amaçlar için yöneten, işletme içindeki kişi ve bölümler arasındaki ilişkileri düzenleyen yönetimdir. Yönetim soyut bir kavram degildir. Kişisel hırsları, kendine özgü dünya görüşü, işletme kültürüne uygun davranan veya davranmayan kişilerin gerçekleştirdiği iş faaliyetlerinden oluşur. Sistem yaklaşımı temel alınarak bir işletmenin yönetilmesi ve bu yönetim şeklinin doğru olduğuna yöneticinin inanması ve inandırılması gerekmektedir.
Sistem yaklaşımı doğası gereği sonuçlara önem verir. Bu sonuçların da sistemin amaçlarını gerçeklestirecek sonuçlar olması gerekmektedir.
Öyleyse yöneticiler sisteme katkı yaptıklarında ödüllendirileceklerini bilmelidirler. Bunu sağlayacak olan da işletme sahibidir. Kişiler ister istemez öncelikle kendi amaçlarına uygun olarak çalışırlar. Kendi amaçları olan ödüllendirme işletmeyi başarılı kılacak sonuçlara bağlanırsa yöneticiler doğru şekilde yönlendirileceklerdir.

Yine de akılcı gelen bu yaklaşımla ters düşen araştırma sonuçları vardır.

ABD'de 1990'lı yılların başında yapılan çok kapsamlı bir araştırmada başarılı (kısa sürede yönetim kademelerinde yükselen) yöneticilerin tümünün etkin yönetici (başarılı işletme sonuçları alan ve çalışanlarının memnuniyetini sağlayan yöneticiler) olmadığı ortaya çıkmıştır. Bunun anlamı işletmelerin etkin yöneticilerini ödüllendirmedikleridir. İşletmeler sisteme en fazla katkıyı yapan ve sistemin başarılı sonuçlar almasını sağlayan yöneticilerini yükseltmelidirler.
Bu araştırmada başarılı olarak saptanan yöneticilerin en çok politik ilişkiler kurarak yükseldikleri anlaşılmıştır. Rekabet arttıkça ve işletmelerin değerinin ölçümü giderek analitik hale geldikçe yöneticilerin başarılarının sonuçlara göre ölçülmesi de o derece kolaylasacaktır.

Peki yönetici sistem yaklaşımını benimsediğinde işlerini yaparken hangi yaklaşımları ve teknikleri benimsemelidir?

Önceden yaptığı işlerin yapılış şekli mi değişmelidir ya da farklı bir bakış açısı mı gereklidir? Sistem yaklaşımından yola çıkıldığında bilinmesi gereken ilk metot Süreç Yaklaşımıdır. Bu metot her işletmenin aralarında ilişkiler olan iş süreçlerinden oluştuğunu ve iyi sonuçlar alınması için iş süreçlerinin yönetilmesi gerektiğini ifade eder. İş süreçlerinin önemli özelliği her defasında tekrarlanan işlemlerden oluşmasıdır. İş faaliyetleri işletmelerin çoğunda sanki aralarında ilişki ve etkileşim yokmuş gibi yönetilir. Bu da gereksiz tekrarlara, kontrol noktalarına ve işletme amacına uygun olmayan işletme bölümlerinin amaçlarının öne alınmasına yol açar. Süreç Yönetimi yaklaşımıyla iş faaliyetlerinin belirlenmesi, tanımlanması, analizi ve iyileştirilmesiyle de işletmenin tümünün sürdürülebilir ve gelişir şekilde yönetilmesi mümkün olacaktır. Süreç Yaklaşımı'nın Sistem Yönetimi'nden kaynaklandığı açıktır. Süreçler de sistemi oluşturan bileşenler ve bunların aralarındaki etkileşimlerinden oluşur. Yönetici sorumlu olduğu iş sürecinin sonuçlarından ve ana süreçlere (işletme sisteminin ana bileşenleri) olan olumlu etkisinden sorumludur. Kalite Yönetim Sistemi günümüzde süreçlere dayalı yönetim şeklini öne çıkarmıştır.

Yöneticilerin Sistem yaklaşımını kullanırken bilmeleri gereken bir diğer metot da Proje Yönetim Tekniği'dir. Projeler, süreçlerin aksine bir defada yapılan ve tekrarlanmayan iş faaliyetleridir. Örneğin bir ürünün geliştirilmesi, Kalite Yönetim Sistemi'nin oluşturulması veya farklı nitelikteki ve birbirinden farklı büyüklük, özellikteki siparişlerin üretim planının ve farklı üretim faaliyetlerinin proje yönetim metotlarıyla yönetilmesi gibi. Projeler de bir sistem olarak ele alınırlar ve projelerin de başarısı önceden belirlenen amaçlara ulaşılmasıyla ölçülür. Projeleri yönetirken bilinmesi gereken metot iş faaliyetlerinin birbirlerine göre önceliklerinin saptanması ve projeyi en kısa sürede bitirecek faaliyetler dizisinin belirlenmesidir. Sonuçta bir işletmede iş faaliyetleri tekrarlanan veya tekrarlanmayan yapıdadır. Tekrarlanan faaliyetleri Süreç Yaklaşımı ile tekrarlanmayan faaliyetleri de Proje Yönetimi Metotları ile incelemek yöneticilerin Sistem Yaklaşımı araçlarını kullanarak başarılı sonuçlar almalarını sağlayacaktır.